Чекліст замовлення сайту: як організувати добру співпрацю

Перед замовленням сайту не потрібно самостійно писати технічне завдання на сто сторінок. Малювати структуру й обирати технологію теж не обов’язково. Це частина моєї роботи. Але мені потрібна достовірна інформація про бізнес. Без неї навіть хороший розробник змушений приймати рішення на основі припущень.

Для більшості проєктів достатньо підготувати дев’ять пунктів:

1. Визначте мету сайту та головну дію відвідувача.
2. Назвіть пріоритетні послуги або товари.
3. Опишіть клієнтів і запитання, які вони ставлять перед купівлею.
4. Підтвердьте ціни, умови та факти, які можна публікувати.
5. Зберіть наявні тексти, фотографії, логотип та інші матеріали.
6. Перелічіть потрібні функції та пов’язані системи.
7. З’ясуйте, хто керує доменом, хостингом і чинним сайтом.
8. Назвіть діапазон бюджету та справжню бажану дату запуску.
9. Призначте координатора й людину, яка остаточно затверджує рішення.

Не потрібно перетворювати це на ідеальний бриф. Одного документа, листування або розмови може бути достатньо. Мені насамперед потрібно зрозуміти факти, пріоритети та межі проєкту.

Бриф має починати розмову, а не нагадувати іспит

OROS поки не використовує одну універсальну анкету, яку кожен клієнт повинен повністю заповнити до першого контакту. Я готуюся до кожного проєкту окремо. Переглядаю бізнес, нішу та чинний сайт, а потім визначаю, які запитання можуть вплинути на мою пропозицію.

Особисто мені зручніше збирати інформацію поступово в листуванні. Я надсилаю невеликий блок запитань, клієнт може перевірити факти або звернутися до колег, а потім я уточнюю наступний момент. Відповіді залишаються зафіксованими, тому до них легко повернутися під час підготовки пропозиції та сайту. Якщо сторони спілкуються нерідною мовою, письмовий формат дає більше часу, щоб точно сформулювати думку.

Відеодзвінок також може бути корисним. Під час живої розмови іноді швидше з’являється потрібний контекст і можна одразу поставити додаткове запитання. Коротке знайомство робить співпрацю особистою. Клієнт розуміє, хто відповідає за роботу й до кого він звертатиметься протягом проєкту. Для малого бізнесу я вважаю це хорошою ознакою.

На практиці зручно поєднати обидва формати. Основну інформацію ми збираємо письмово, а коротке відеознайомство або дзвінок використовуємо для складного рішення. Не кожен етап потребує зустрічі. Після розмови основні домовленості однаково підтверджуємо письмово, щоб в обох сторін залишилася одна версія рішення.

Я не бачу користі в однакових ста запитаннях для фотографа, інтернет-магазину та компанії з довгим процесом продажів. Клієнт пропустить значну частину або заповнить її формально. Краще поставити менше запитань, але пристосувати їх до конкретного бізнесу.

Перші відповіді зазвичай породжують кілька точних уточнень. Я аналізую ринок, пропоную напрям і знову виношу незрозумілі моменти на погодження. Так поступово з’являється погоджене завдання з потрібними сторінками та функціями.

Що має бути в брифі на створення сайту?

Бриф описує завдання та обмеження бізнесу. Він не повинен заздалегідь проєктувати рішення замість спеціаліста. Якщо ви ще не знаєте, скільки потрібно сторінок або яка технологія підійде, залиште ці питання відкритими. Бізнес-контекст важливіший.

Приклад брифу на сайт: скопіюйте цей шаблон

Скопіюйте текст нижче до листа або документа й додайте короткі відповіді. Невідомі пункти можна обговорити під час збору інформації.

Компанія та чинний сайт:
Причина створення або зміни сайту:
Головна мета сайту:
Основна аудиторія та географія роботи:
Пріоритетні послуги або товари:
Ціни, умови й факти, які можна публікувати:
Наявні тексти, фотографії та фірмові матеріали:
Допомога, яка потрібна з контентом:
Бажані сторінки та функції:
Домен, хостинг, CMS, CRM та інші чинні системи:
Що обов'язково має увійти до першої версії:
Діапазон бюджету:
Бажана дата запуску та причина цієї дати:
Контактна особа:
Хто остаточно затверджує рішення:
Де збираються всі коментарі:

Не додавайте до такого брифу паролі або коди відновлення. Спочатку достатньо вказати, які системи існують і хто може безпечно надати доступ.

Що потрібно розповісти про бізнес?

Починати варто не з улюбленого кольору чи прикладу красивого сайту. Спочатку потрібно зрозуміти, навіщо людина відкриє сторінку.

Яка послуга або категорія товару є пріоритетною? Кому ви хочете її продавати? Де працює компанія? Що клієнти запитують перед зверненням? Через що вони вагаються? Яку дію мають виконати на сайті: зателефонувати, написати, записатися, запросити розрахунок чи одразу оплатити?

Розробник може переглянути конкурентів і побачити, як схожі компанії пояснюють свої послуги. Але внутрішні пріоритети має назвати клієнт. Наприклад, на сайті можна однаково помітно показати п’ять видів техніки. Якщо компанія хоче активніше продавати один із них, я не можу достовірно визначити це лише з аналізу ринку.

Те саме стосується цін, гарантій, географії роботи, строків постачання та інших обіцянок. Я можу допомогти сформулювати їх зрозуміліше. Самі факти повинна надати або підтвердити компанія.

Що потрібно передати вебдизайнеру?

Спочатку зберіть усе, що вже є: логотип і вихідні файли, фотографії, описи послуг, прайс, презентації, інструкції, відгуки та приклади робіт. Якщо сайт уже існує, мені потрібна його адреса й перелік відомих проблем. Доступна аналітика може показати, які сторінки люди вже відвідують.

Матеріали не мусять бути готовими до публікації. Чернетка тексту, таблиця з цінами й невпорядкована папка з фотографіями корисніші за обіцянку надіслати все пізніше. Я зможу оцінити, що підходить, чого бракує та хто підготує решту.

Відсутність текстів або зображень не обов’язково зупиняє проєкт. Ми заздалегідь домовляємося, що створює клієнт, а що беру на себе я. Маючи достатньо інформації, я можу запропонувати структуру, написати тексти та визначити напрям для візуалу. Клієнт перевіряє факти й затверджує підсумкову версію.

Також перевірте, чи можна використовувати матеріали на сайті. Запишіть, звідки взялися фотографії, логотипи партнерів, відгуки та інші файли. Це допоможе не публікувати без дозволу матеріал із незрозумілим походженням.

Описуйте функції через бажаний результат

Не потрібно знати технічні терміни або назви продуктів. Поясніть, що має відбуватися.

Наприклад, після звернення дані повинні потрапити до CRM. Відвідувач має самостійно обрати час зустрічі, оплатити замовлення або отримати попередній розрахунок. Можливо, співробітнику потрібно буде редагувати певні сторінки після запуску.

Такий опис дає мені змогу запропонувати спосіб реалізації та поставити точні додаткові запитання. Для CRM, платежів, бронювання або калькулятора потрібні доступи та погоджені правила роботи. За одним рядком «під’єднати CRM» можуть стояти кілька різних процесів.

Не додавайте паролі і коди відновлення до звичайного брифу чи листа. На початку достатньо перелічити наявні акаунти, їхніх власників і людей, які можуть надати доступ. Безпечний спосіб передавання чутливих даних погодимо окремо.

Хто має бути контактною особою?

Одна контактна особа спрощує роботу, коли має інформацію та повноваження. Просто назвати співробітника недостатньо.

В одному знеособленому прикладі власник передав спілкування керівнику відділу. Співробітник міг відповісти на частину запитань, але не знав пріоритетів за товарами й не мав права затверджувати ключові рішення. На конкретні запитання розробник отримував відповідь: «Подивіться самі й оберіть». Після цього кожну пропозицію однаково доводилося надсилати власнику.

Власник вважав, що проєкт уже делегований. Співробітник чекав на власника. Розробник продовжував спілкування, але не отримував даних, на яких потрібно будувати сайт.

У такій ситуації є два варіанти: чекати або рухатися далі на припущеннях. Я віддаю перевагу підтвердженню. Привабливу сторінку можна зробити й без нього, але вона може просувати не ту послугу, звертатися не до того клієнта або містити обіцянку, якої компанія не хотіла давати.

Коли власнику потрібно долучитися особисто?

У мікробізнесі власник зазвичай найкраще пояснює пропозицію, клієнтів і напрям компанії. Тому його участь особливо корисна на початку. Пізніше помічник може збирати фотографії, документи та дрібні правки.

Малий або середній бізнес може призначити координатора. Ця людина збирає матеріали, об’єднує коментарі й отримує відповіді від колег. Заздалегідь погодьте, які рішення координатор приймає самостійно та коли потрібен власник або керівник відділу.

У великій організації також корисний один основний контакт. Маркетинг, продажі, IT та юридичний відділ перевіряють свої частини. Координатор стежить, щоб я отримав одну остаточну відповідь, а не чотири різні версії завдання.

Власнику не потрібно брати участь у кожній розмові. Його рішення потрібне, коли ми визначаємо мету й позиціонування, змінюємо бюджет або обсяг і торкаємося самого бізнесу. Збір матеріалів можна делегувати. Рішення варто передавати лише людині, яка має потрібні знання та повноваження.

Зберігайте всі правки в одному місці

Для моїх проєктів найзручнішими є один ланцюжок листів або спільний документ. Там зберігається історія, і я можу перевірити коментарі перед наступним етапом.

Якщо клієнту зручніший месенджер, створіть одну групу з усіма відповідальними. Особисті повідомлення від кількох співробітників, частина правок у WhatsApp, інші коментарі електронною поштою та ще один список в окремому сервісі створюють плутанину. Тоді доводиться з’ясовувати, яка відповідь була останньою і хто її затвердив.

Відеодзвінок може допомогти обговорити складний момент, але не повинен бути єдиним місцем, де приймаються рішення. Після розмови запишіть підсумок в основному каналі проєкту. Інакше через тиждень усі відновлюватимуть домовленість із пам’яті.

Суперечливі коментарі спочатку погодьте всередині компанії. Один співробітник просить збільшити кнопку, інший хоче її прибрати, а третій надсилає новий текст напряму. Я можу пояснити наслідки кожного варіанта, але не можу вирішити внутрішню суперечку за клієнта.

Корисний відгук пояснює, що не працює та якого результату хоче людина. Фраза «цей блок нас поки не переконує» дає мені більше інформації, ніж випадкова вказівка збільшити все вдвічі. Коли я розумію причину, то можу запропонувати відповідне рішення.

Також розділяйте помилки, обов’язкові зміни та особисті вподобання. Друкарську помилку можна виправити одразу. Нова послуга або додаткова сторінка змінює завдання, тому її вплив на термін і вартість оцінюється окремо.

Бюджет і дата запуску теж входять до брифу

Діапазон бюджету допомагає запропонувати відповідний обсяг. Це не спроба витратити максимальну суму. Без фінансових меж можна довго обговорювати рішення, яке не відповідає можливостям проєкту.

Бажаній даті також потрібен контекст. «Якомога швидше» не пояснює, що станеться, якщо сайт запуститься на тиждень пізніше. Рекламна кампанія, відкриття або виставка створюють справжній дедлайн. Тоді ми визначаємо, що обов’язково має увійти до першої версії, а що можна перенести на наступний етап.

Перша розмова або запит ціни ще не резервують час у моєму графіку. Дату старту підтверджуємо після погодження завдання, обсягу й ціни, отримання передоплати та потрібної інформації. Звичайні терміни докладніше описані в матеріалі про те, скільки часу займає створення сайту.

Остаточне рішення залишається за клієнтом

Я готовий самостійно приймати рішення, коли маю достатньо інформації. Спочатку ставлю запитання, потім аналізую ринок і пропоную рішення, яке вважаю доречним для завдання.

Самостійна робота не означає, що клієнту нічого не потрібно перевіряти. Власник або уповноважений співробітник переглядає ціни, послуги, обіцянки, юридичну інформацію та основні пріоритети. Навіть якщо клієнт не хоче сам писати текст або обирати зображення, він підтверджує, що підсумковий сайт правильно представляє компанію.

До початку корисно розподілити п’ять відповідальностей. У маленькій компанії одна людина може виконувати кілька ролей.

Хороша підготовка не потребує бюрократії

Мені не потрібен ідеальний документ. Для початку достатньо чесних відповідей, доступу до людей, які знають бізнес, і зрозумілого способу приймати рішення.

Збір інформації може проходити письмово або під час розмови. Я аналізую нішу й допомагаю перетворити початковий запит на конкретне завдання. Після кількох уточнень ми фіксуємо обсяг, матеріали, ролі та моменти погодження. Клієнт зберігає контроль, але не мусить сам ставати вебдизайнером або керівником проєкту.

Плануєте новий сайт або маєте проєкт, що зупинився між кількома співробітниками та підрядниками? Опишіть ситуацію письмово. Я визначу, якої інформації бракує, хто має долучитися до рішення та який наступний крок буде доречним. Для першої оцінки також можна скористатися калькулятором сайту.

FAQ

Що потрібно передати під час замовлення сайту?

Передайте мету, аудиторію, пріоритетні послуги або товари, підтверджені факти й умови, наявні тексти та зображення, перелік функцій та інформацію про чинні акаунти. Матеріали можуть бути чернетками. Не додавайте паролі й коди відновлення до звичайного листа або брифу.

Чи мають усі тексти й фотографії бути готовими до старту?

Ні. До початку домовтеся, хто створює відсутні матеріали та коли вони будуть потрібні. OROS може допомогти зі структурою, текстом і напрямом візуалу, якщо клієнт надасть факти й затвердить остаточну версію.

Хто є найкращою контактною особою для проєкту сайту?

Людина, яка розуміє мету, може отримувати відповіді від колег і має чіткі повноваження. Якщо остаточне рішення залишається за власником, заздалегідь визначте, на яких етапах потрібне його погодження.

Як правильно давати правки до дизайну сайту?

Зберіть коментарі в одному листі, документі або спільній групі. Спочатку розв’яжіть суперечності всередині компанії. Поясніть проблему й бажаний результат, щоб вебдизайнер міг запропонувати доречне рішення.

Чи може вебдизайнер підготувати бриф разом зі мною?

Так. В OROS збір інформації може відбуватися через короткий бриф, письмову розмову або відеодзвінок. Daniel заздалегідь переглядає бізнес, ставить точні додаткові запитання та перетворює відповіді на пропозицію й погоджений обсяг.

Чи обов’язковий відеодзвінок для проєкту сайту?

Ні. Більшість інформації можна поступово зібрати електронною поштою або в одному каналі месенджера. Коротке відеознайомство корисне для особистого контакту або складного питання. Інші етапи не потребують відео, а рішення після розмови підтверджуються письмово.

Що має бути в брифі на створення сайту?

Вкажіть причину проєкту, мету, аудиторію, пріоритетну пропозицію, наявний контент, функції, чинні системи, очікуваний обсяг, бюджет, бажану дату та людей, які координують і затверджують роботу. Технічне рішення не потрібно визначати заздалегідь.

Чи потрібен повний бриф, щоб отримати пропозицію?

Ні. Для реалістичної першої пропозиції потрібні хоча б мета, приблизний обсяг, основні функції, стан контенту, діапазон бюджету та зрозумілий спосіб прийняття рішень. Решту OROS може уточнити письмово або під час розмови.

Про автора

Daniel Orosz

Веброзробник і засновник

Даніел створює сайти та цифрові системи в Керкраде. Він працює з вебтехнологіями понад 16 років і пояснює складні рішення простою мовою.

Більше про Даніела →