Praktische procesautomatisering · MKB
Bedrijfsprocessen automatiseren zonder je huidige systemen te vervangen
Minder handmatig werk, minder gemiste aanvragen en een duidelijkere opvolging. Daniel brengt eerst je bestaande werkwijze in kaart en bouwt daarna één beheersbare automatisering die bij je bedrijf past, met of zonder AI.
Van aanvraag naar opvolging
- 01Een aanvraag komt binnen.Via je website of e-mail.
- 02De juiste persoon krijgt de taak.Met de gegevens die nodig zijn.
- 03De opvolging blijft zichtbaar.In het systeem dat je al gebruikt.
Eigen proces · geen klantcase
Zo werkt het bij OROS zelf
Een aanvraag via een formulier op deze site komt direct als bericht bij Daniel binnen, met de pagina en de bron erbij. Zo hoeft geen aanvraag in een mailbox te blijven liggen.
Achtergrond
Vóór OROS bestond, werkte ik al voor tandartspraktijken; dat doe ik sinds 2018. Voor Dental Benelux deed ik de website, marketing, interne processen en WhatsApp-systemen. Zo zag ik van dichtbij hoe een klein bedrijf draait — de chaos, de gemiste aanvragen, de tools die niemand goed heeft ingesteld. Precies dat los ik nu op.
Klant · bestaande site, advertenties, IP-telefonie en digitale anamnese
Dental Platinum · tandheelkundige kliniek, Limburg (NL)“Oros Agency hielp ons de kliniek openen en de bestaande site bijsturen, zette advertenties, IP-telefonie en digitale anamnese op en hielp aan de eerste patiënten. Zeer tevreden — hoge kwaliteit en snelle communicatie.”
Eerst het proces, dan de tool
Waar loopt het in de praktijk vast?
Automatisering begint niet met een tool. Ze begint bij een proces dat nu te veel tijd kost of te vaak misgaat.
Aanvragen raken zoek
Formulieren, mail en WhatsApp komen op verschillende plekken binnen. Daardoor blijft een potentiële klant soms zonder antwoord.
Steeds opnieuw copy-pasten
Gegevens worden handmatig van een formulier naar een spreadsheet, CRM of offerte overgezet.
Opvolging wordt vergeten
Een reminder, terugbelactie of offerte staat in iemands hoofd in plaats van in een betrouwbaar proces.
Informatie staat overal
Je team werkt met WhatsApp, mail, Sheets en CRM, maar niemand ziet precies wat de volgende stap is.
Procesautomatisering in gewone taal
Wat kun je automatiseren?
We kiezen alleen automatiseringen die een concrete taak lichter maken en die jij of je team nog kunt controleren. Dat kan een AI-automatisering zijn, of een automatisering die zonder AI werkt, met vaste regels: komt er een aanvraag binnen, dan gaat die direct naar de juiste persoon.
Formulieren en aanvragen
Nieuwe aanvragen verzamelen, aanvullen en naar de juiste persoon of inbox sturen.
E-mail- en WhatsApp-opvolging
Een bevestiging, reminder of interne melding klaarzetten zonder dat elk bericht handmatig hoeft.
CRM-routing en taken
Tags, statussen en reminders toevoegen zodat duidelijk is wie wanneer opvolgt.
Offertes, planning en rapportage
Gegevens doorzetten naar de volgende stap als dat past bij je huidige werkwijze.
Waar AI wel en niet helpt
Waar het helpt
- Binnenkomende aanvragen en e-mails sorteren en bij de juiste persoon neerleggen.
- Gegevens uit een e-mail, formulier of pdf overnemen in je systeem.
- Een conceptantwoord klaarzetten dat een medewerker controleert en verstuurt.
Waar het niet helpt
- Als het proces zelf nog niet duidelijk is. Dan eerst het proces, daarna de tool.
- Bij beslissingen waar iemand verantwoordelijk voor moet blijven.
- Als de gegevens onvolledig of versnipperd zijn.
Daarom begint elke pilot met menselijke goedkeuring: de automatisering zet klaar, een mens beslist.
Heldere aanpak
Zo werken we samen
- Intake over je huidige proces
- Kaart van stappen, uitzonderingen en verantwoordelijkheden
- Eén afgebakende pilot bouwen
- Testen met menselijke goedkeuring
- Live zetten en documenteren
Aansluiten op wat er al is
Je hoeft je huidige tools niet weg te doen
Een procesautomatisering kan aansluiten op de software die je al gebruikt. Denk aan HubSpot voor opvolging, Notion voor interne informatie, Google Sheets voor een eenvoudig overzicht en n8n of Make om stappen tussen systemen door te geven. We kiezen een koppeling vanwege het probleem dat ze oplost, niet vanwege een logo op de pagina.
Prijs en scope
Twee manieren om te starten
Pilot met beheer
Vanaf €500 excl. btw (€605 incl. btw) voor de pilot, plus beheer en monitoring vanaf €99 per maand excl. btw (€119,79 incl. btw). Beheer heeft een minimale looptijd van 3 maanden. Daarna kun je opzeggen met een opzegtermijn van 1 maand.
Eenmalige pilot zonder beheer
Vanaf €700 excl. btw (€847 incl. btw). Je krijgt documentatie en een overdracht. Beheer zit er niet bij.
Geen belofte van een vaste ROI of een bepaald aantal bespaarde uren. Wel een uitlegbare automatisering, duidelijke grenzen en een plan voor beheer.
Geen black box
Veelgestelde vragen
Waar kan ik het beste mee beginnen?
Meestal met één terugkerende stap waar veel aanvragen doorheen gaan: verzamelen, routeren of opvolgen. Een kleine pilot maakt snel zichtbaar of verdere automatisering zinvol is.
Moet ik mijn CRM vervangen?
Nee. Eerst bekijken we wat je huidige CRM al kan en waar een koppeling voldoende is. Vervangen is alleen aan de orde als het echt de verstandigste route blijkt.
Gebruik je n8n of Make?
Dat kan allebei. De keuze hangt af van je systemen, beheerwensen, privacy-eisen en de complexiteit van het proces.
Hoe zit het met AVG en toegang tot gegevens?
We spreken vooraf af welke gegevens nodig zijn, wie toegang krijgt en waar data wordt opgeslagen. Alleen noodzakelijke toegang wordt gebruikt.
Hoe lang duurt een automatisering?
Een afgebakende pilot kan vaak snel worden gebouwd. De planning volgt na de intake, omdat testen en uitzonderingen onderdeel zijn van betrouwbaar werk.
Gebruik je AI in elke automatisering?
Nee. Veel processen worden al beter met een eenvoudige koppeling. AI gebruik ik alleen waar het werk scheelt en een mens het resultaat kan controleren.
Wat gebeurt er na de pilot?
Je krijgt documentatie en een overdracht. Kies je voor de pilot met beheer, dan blijf ik de automatisering bewaken en bijwerken voor een vast bedrag per maand, vanaf €99 excl. btw (€119,79 incl. btw).
Wat gebeurt er nadat ik het formulier verstuur?
Daniel krijgt een melding van je aanvraag en stuurt je binnen 2 werkdagen een antwoord.
Volgende stap
Wil je weten welk proces als eerste slimmer kan?
Beschrijf kort waar nu tijd verloren gaat. Daniel reageert persoonlijk met een logische eerste stap.
Liever direct contact? info@oros.agency WhatsApp ↗