Zo werk je goed samen met een webdesigner

Een websiteproject loopt beter wanneer vooraf duidelijk is wie informatie aanlevert, wie feedback verzamelt en wie de belangrijke beslissingen neemt. De webdesigner kan het onderzoek, advies en de uitvoering verzorgen. Het bedrijf blijft nodig voor feiten, toegangen en goedkeuring.

Je hebt daarvoor geen zwaar projectreglement nodig. Eén vast kanaal, een contactpersoon met duidelijke bevoegdheden en een paar afgesproken beslismomenten zijn voor veel projecten genoeg.

Spreek vóór de start af wat “start” betekent

Een kennismaking of prijsaanvraag is nog geen bevestigde opdracht. Voor ik tijd reserveer, spreken we af wat ik maak, wat het kost, welke informatie nodig is en wanneer beide partijen kunnen beginnen. De afgesproken aanbetaling hoort daar ook bij.

Dat verschil voorkomt last-minute verrassingen. Soms bespreekt een bedrijf een website of advertentiecampagne, verdwijnt het een paar weken en komt het terug met de vraag om maandag te starten. Intussen ontbreken nog een account, budget, doelgroep of formele bevestiging. De urgentie is dan begrijpelijk, maar de voorbereiding is nog niet afgerond.

Een haalbare planning begint op het moment dat de opdracht werkelijk is bevestigd. Op de pagina over de doorlooptijd van een website leg ik uit welke informatie en afhankelijkheden de datum beïnvloeden.

Moet je de basis nog verzamelen? Gebruik dan eerst de checklist voor de voorbereiding van een nieuwe website.

Kies een passende manier om informatie te verzamelen

Ik werk niet met één algemene vragenlijst die iedere klant volledig moet invullen. Voor een fotograaf zijn andere vragen belangrijk dan voor een webshop of een bedrijf met een lang verkoopproces.

Zelf verzamel ik informatie het liefst stap voor stap en schriftelijk. Ik stel een paar vragen, de klant kan feiten controleren of iets navragen bij een collega, en daarna vraag ik door. De antwoorden blijven terug te vinden wanneer ik het voorstel en de website uitwerk. Bij een taalverschil geeft schrijven beide partijen bovendien tijd om precies te formuleren wat ze bedoelen.

Een videogesprek heeft een andere waarde. Je leert elkaar kennen, merkt sneller waar twijfel zit en kunt direct doorvragen. Voor een klein bedrijf vind ik zo’n persoonlijke kennismaking prettig. Daarna hoeft niet iedere fase via video. Besluiten uit een gesprek bevestigen we schriftelijk, zodat niemand later op zijn geheugen hoeft te vertrouwen.

Heb je al veel informatie verzameld, gebruik dan de websitebriefing met kopieerbaar template.

Weet je nog niet welke bestanden, teksten en toegangen nodig zijn? Bekijk dan wat je voor een website moet aanleveren.

Eén contactpersoon is alleen nuttig met de juiste bevoegdheden

Een eigenaar wijst soms een medewerker aan en denkt dat het project daarmee is gedelegeerd. Maar de medewerker kent niet altijd de commerciële prioriteiten of mag belangrijke keuzes niet goedkeuren.

In een geanonimiseerd voorbeeld liep de communicatie via een afdelingsmanager. Die kon materialen verzamelen, maar wist niet welke producten voorrang hadden. Op inhoudelijke vragen kreeg de webdesigner het verzoek om zelf iets te kiezen. Ieder voorstel moest daarna alsnog langs de eigenaar.

Niemand deed hier bewust iets verkeerd. De rollen waren alleen niet duidelijk. De medewerker wachtte op de eigenaar, de eigenaar dacht dat de medewerker alles regelde en de webdesigner kon kiezen tussen wachten en werken met aannames.

Een goede contactpersoon hoeft niet ieder antwoord direct te kennen. Die persoon moet weten waar het antwoord binnen de organisatie te vinden is, binnen welke termijn het nodig is en welke beslissingen hij of zij zelf mag nemen.

Wanneer moet de eigenaar zelf aansluiten?

Bij een microbedrijf kent de eigenaar meestal de klanten, het aanbod en de plannen het beste. Zijn of haar deelname is vooral belangrijk bij de start, bij de keuze van de positionering en wanneer budget of omvang verandert.

Het verzamelen van foto’s, documenten en kleine correcties kan vaak naar een assistent. Maar een medewerker kan een zakelijke beslissing pas overnemen wanneer die daarvoor voldoende informatie en toestemming heeft.

In een grotere organisatie blijft één hoofdcontact praktisch. Marketing, sales, IT en juridische collega’s beoordelen hun eigen onderwerp. De coördinator zorgt dat de webdesigner één definitief antwoord ontvangt in plaats van verschillende versies uit losse gesprekken.

Leg vast wie wat bevestigt

In een klein bedrijf kan één persoon meerdere rollen hebben. Toch helpt het om per onderwerp te weten wie het laatste woord heeft.

| Onderwerp | Wie bevestigt dit meestal? | |

De auteur

Daniel Orosz

Web developer & oprichter

Daniel bouwt websites en digitale systemen vanuit Kerkrade. Hij werkt al meer dan 17 jaar met webtechniek en vertaalt complexe keuzes naar gewone taal.

Meer over Daniel →