Websitebriefing maken: voorbeeld en kopieerbaar template

Een websitebriefing hoeft geen technisch document te zijn. Beschrijf waarom je een nieuwe website nodig hebt, wie je wilt bereiken en welke grenzen al vaststaan. De webdesigner gebruikt die informatie om de oplossing uit te werken.

Je hoeft dus niet vooraf het aantal pagina’s, de techniek of ieder onderdeel van het ontwerp te bepalen. Weet je iets nog niet, zet dat eerlijk in de briefing. Dan kunnen we er tijdens de voorbereiding een gerichte vraag van maken.

Wil je eerst bepalen welke keuzes vóór de aanvraag nodig zijn? Begin dan met de checklist voor het laten maken van een website.

Wat moet er in een websitebriefing staan?

Een bruikbare briefing bevat de zakelijke informatie die invloed heeft op het voorstel en de uitvoering. Dit zijn de belangrijkste onderdelen:

Met deze informatie kan een webdesigner een veel gerichter voorstel doen. Je voorkomt ook dat een belangrijk besluit pas halverwege het project naar boven komt.

Kopieerbaar template voor je websitebriefing

Kopieer de tekst hieronder naar een e-mail of document en geef korte antwoorden. Een paar zinnen per punt zijn genoeg. Laat onbekende onderdelen gewoon open.

Bedrijf en huidige website:
Aanleiding voor de nieuwe website of aanpassing:
Belangrijkste doel van de website:
Primaire doelgroep en werkgebied:
Prioritaire diensten of producten:
Prijzen, voorwaarden en feiten die gepubliceerd mogen worden:
Beschikbare teksten, foto's en merkmateriaal:
Hulp die nodig is bij de content:
Gewenste pagina's en functies:
Domein, hosting, CMS, CRM en andere bestaande systemen:
Wat in de eerste versie moet staan:
Budgetrange:
Gewenste lanceerdatum en reden voor die datum:
Contactpersoon:
Wie de eindbeslissingen goedkeurt:
Waar alle feedback wordt verzameld:

Zet geen wachtwoorden, herstelcodes of andere geheime gegevens in de briefing. Noteer alleen welke systemen bestaan en wie later op een veilige manier toegang kan verlenen.

Een ingevuld voorbeeld van een websitebriefing

Onderstaand voorbeeld laat zien hoeveel informatie meestal genoeg is. Het beschrijft geen bestaande klant.

Bedrijf en huidige website:
Een lokaal onderhoudsbedrijf met een verouderde website.

Aanleiding:
De huidige website beschrijft niet meer alle diensten en is lastig te gebruiken op een telefoon.

Belangrijkste doel:
Bezoekers moeten een duidelijke offerteaanvraag kunnen sturen.

Primaire doelgroep en werkgebied:
Particuliere woningeigenaren binnen de regio waarin het bedrijf werkt.

Prioritaire diensten:
Twee diensten krijgen voorrang. De overige werkzaamheden mogen korter worden vermeld.

Beschikbare content:
Logo, prijslijst, foto's van uitgevoerd werk en ruwe dienstbeschrijvingen zijn aanwezig. De teksten moeten worden herschreven.

Gewenste functies:
Een offerteformulier, een fotogalerij en een eenvoudige manier om aanvragen per e-mail te ontvangen.

Omvang eerste versie:
Homepage, twee dienstenpagina's, over ons, projecten en contact.

Budget en planning:
De budgetrange wordt gedeeld. De gewenste datum hangt samen met een geplande campagne.

Besluitvorming:
Eén medewerker verzamelt materiaal. De eigenaar keurt prijzen, beloftes en de definitieve versie goed.

Het voorbeeld schrijft de oplossing niet volledig voor. Het maakt wel duidelijk wat het bedrijf wil bereiken en welke informatie al beschikbaar is. Daarmee kan ik de juiste vervolgvragen stellen.

Wat mag je openlaten?

Veel klanten weten bij de eerste aanvraag nog niet welke techniek past of hoeveel pagina’s nodig zijn. Dat is geen probleem. De keuze hangt af van het aanbod, de gewenste functies en de vraag of iemand later zelf veel content wil aanpassen.

Ook teksten en beelden hoeven nog niet af te zijn. Beschrijf wat er bestaat en waarbij je hulp nodig hebt. Op de pagina wat je moet aanleveren voor een website staat welke bronmaterialen bruikbaar zijn.

Een budgetrange helpt wel. Zonder die richting kan een voorstel technisch passend zijn, maar financieel niet haalbaar. Noem ook waarom een bepaalde datum belangrijk is. “Zo snel mogelijk” biedt minder houvast dan een concrete opening, campagne of andere afspraak.

Een briefing begint het gesprek

Ik werk niet met één verplichte vragenlijst die iedere klant volledig moet invullen. Een fotograaf, een webshop en een bedrijf met een lang verkoopproces hebben andere vragen nodig.

Daarom verzamel ik informatie liever stap voor stap. Ik bekijk het bedrijf en de markt, stel een paar gerichte vragen en vraag daarna door waar dat nodig is. Dat kan per e-mail, in één chatgroep of tijdens een gesprek. Besluiten uit een gesprek bevestigen we daarna schriftelijk.

Wie de antwoorden verzamelt en welke beslissingen bij de eigenaar blijven, staat in zo werk je samen met een webdesigner.

Op basis van de antwoorden werk ik een richting, omvang en voorstel uit. De klant hoeft niet zelf de website te ontwerpen, maar controleert wel de feiten en keurt de belangrijke keuzes goed.

Heb je de briefing ingevuld? Stuur hem naar OROS. Heb je alleen een doel en een paar losse ideeën, stuur die dan ook. Ik help je bepalen welke informatie nog ontbreekt en of een nieuwe website de juiste volgende stap is.

Veelgestelde vragen

Heb ik een complete websitebriefing nodig voor een offerte?

Nee. Voor een eerste voorstel zijn het doel, de globale omvang, belangrijkste functies, staat van de content, budgetrange en manier van beslissen het nuttigst. Ontbrekende informatie kan tijdens de voorbereiding worden aangevuld.

Moet ik zelf de paginastructuur of techniek kiezen?

Nee. Beschrijf wat bezoekers moeten kunnen vinden en doen. De webdesigner kan daarna adviseren welke structuur en technische aanpak daarbij passen.

Kan OROS de briefing samen met mij maken?

Ja. We kunnen de informatie schriftelijk of tijdens een gesprek verzamelen. Ik bekijk vooraf het bedrijf, stel aanvullende vragen en verwerk de antwoorden in een voorstel en afgesproken projectomvang.

Waarom mag ik geen wachtwoorden in de briefing zetten?

Een briefing wordt vaak per e-mail gedeeld of door meerdere mensen bekeken. Vermeld alleen welke accounts bestaan en wie de eigenaar is. Spreek de overdracht van wachtwoorden en herstelgegevens apart en veilig af.

De auteur

Daniel Orosz

Web developer & oprichter

Daniel bouwt websites en digitale systemen vanuit Kerkrade en werkt sinds 2009 met webtechniek. Sinds 2018 werkt hij voor tandartspraktijken. Hij legt technische keuzes uit in gewone taal.

Meer over Daniel →